Vào ngày 11 tháng 3, một trận động đất 9.0 độ tichter và sóng thần đã đổ xuống vùng duyên hải phía đông bắc Nhật Bản gây thiệt hại lớn về người và của và trong đó bao gồm cả Nhà máy điện nguyên tử Fukushima. Thảm hoạ kép này đã làm dấy lên nỗi lo sợ về bụi hạt nhân trên toàn cầu và buộc một số quốc gia, trong đó có nước Mỹ, phải đặt ra câu hỏi về sự chuẩn bị của họ trước những tình huống như thế này.

Tuy nhiên, nhìn từ khía cạnh khoa học quản lý chất lượng thì thảm họa diễn ra tại Nhật Bản đã mang đến cho chúng ta một trường hợp thực tiễn để nghiên cứu.

Tác giả Hitoshi Kumi đã nói: "Việc kiểm soát bao gồm một chu trình từ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động". Ấn bản gần đây của cuốn Tiêu chí Baldrige về mô hình kinh doanh hoàn hảo cũng chỉ ra quan điểm tương tự: “việc lập kế hoạch nên đoán định được trước những ảnh hưởng trái chiều từ việc sản xuất, phân phối, vận tải, sử dụng, loại bỏ sản phẩm của bạn".

Bản tiêu chí này cũng phác thảo cách thức làm thế nào các tổ chức có thể lập kế hoạch ứng phó những trường hợp khẩn cấp tiềm ẩn có thể thấy trước được bằng cách tự đặt câu hỏi "Công sở và hệ thống công việc của bạn có đảm bảo sẵn sàng ứng phó trong trường hợp khẩn cấp hay xảy ra thảm họa? Hệ thống ứng phó này hoạch định thế nào đối với việc phòng ngừa, quản lý, duy trì hoạt động và khôi phục?"

Phân tích rủi ro nên là một phần trước của hoạch định. Trong trường hợp về ngành công nghiệp hạt nhân Nhật Bản, ngành cung cấp khoảng 1/3 sản lượng điện tại Nhật Bản, đã được cảnh báo và biết rõ Nhật Bản là quốc gia nằm dọc Vành đai lửa Thái Bình Dương. Khu vực mà theo mô tả tại Wikipedia: "gắn liền với một dãy liên tục các rãnh đại dương, vòng cung núi lửa, sự dịch chuyển của các vành đai núi lửa và / hoặc các mảng kiến tạo."

Tình huống này thích hợp với việc áp dụng Phương pháp phân tích tác động và mô hình sai lỗi (FMEA), phương pháp này được sử dụng từ lâu trong các ngành không gian vũ trụ và tự động hóa đề kiểm soát rủi ro. Đối với mỗi sự cố tiềm ẩn, thực hiện hoàn thành FMEA yêu cầu phải tính toán được xác suất xuất hiện, mức độ nghiêm trọng và khả năng phát hiện. Số điểm này thường được nhân hệ số để có được hệ số rủi ro theo mức độ ưu tiên (RPN).

Giả định khi thực hiện FMEA cho các nhà máy điện hạt nhân Nhật Bản. Dữ liệu quá khứ cho thấy phần lớn các trận động đất xảy ra tại khu vực này và khả năng phát hiện sớm động đất và sóng thần phụ thuộc vào vị trí, do vậy nên đặt chỉ số tương quan về khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng ở mức cao.

Ở đây, không thuần tuý chỉ là việc tính toán các chỉ số FMEA mà cần có một Nhóm chức năng chéo đánh giá toàn diện về các rủi ro này. Có thể chỉ số về khả năng xảy ra được tính toán dựa vào khả năng về một trận động đất khoảng 7.0 độ richter, thấp hơn nhiều so với trận động đất 9.0 richter, điều chưa từng xảy ra ở Nhật Bản trước đây.

Mức độ nghiêm trọng của trận động đất 7.0 độ richter nhỏ hơn rất nhiều so với mức độ nghiêm trọng của trận động đất 9.0 độ richter. Nhưng điều này không quan trọng, mà điều quan trọng là đối với mỗi sai lỗi tiềm ẩn có hệ số rủi ro theo mức độ ưu tiên cao (RPN) phải được tổ chức xử lý. Các hành động đưa ra phải được tổ chức xem xét tính hiệu lực.

Quản lý rủi ro

Một câu hỏi được đặt ra là Nhật Bản đã biết hoặc biết được gì từ trước, điều này có thể làm các chỉ số FMEA phản ánh rủi ro ở mức cao hơn.

Tờ AOL (Nước Mỹ trực tuyến) đã thuật lại rằng, theo những tài liệu ngoại giao của Mỹ do WikiLeaks công bố, một quan chức từ Cơ quan Năng lượng Nguyên tử Quốc tế (IAEA) đã nói vào năm 2008 rằng nếu xảy ra một vụ động đất mạnh sẽ gây nên “một vấn đề cực kỳ nghiêm trọng”. Vị quan chức này cũng cho biết rằng những nguyên tắc về an toàn nguyên tử của Nhật Bản đã vô cùng lỗi thời và đã được “sửa đổi 3 lần trong 35 năm qua."

Tờ báo tiếp tục nhận định "vấn đề ở đây là chính phủ e ngại không muốn can thiệp vào ngành năng lượng nguyên tử đầy quyền lực, vốn cung cấp 1/3 lượng điện cho Nhật Bản."

Các thông tin này tất nhiên được đưa ra sau khi các Nhà máy hạt nhân ở Nhật Bản đã được thiết kế và xây dựng hoàn thiện, nhưng việc thực hiện những FMEA đối với những nhà máy này phải liên tục được cập nhật để có thể cung cấp các thông tin mới về rủi ro cho tổ chức.

Các thông tin FMEA là những tài liệu sống và là thông tin đầu vào chủ đạo cho các kế hoạch kiểm soát, từ đó định hướng cho việc xây dựng các quy trình và hướng dẫn công việc cho những người vận hành để đảm bảo rủi ro sẽ được hạn chế một cách hợp lý trong quá trình tạo sản phẩm. Nếu rủi ro ban đầu không được đánh giá đúng mức trong FMEA lần đầu, họ sẽ bỏ lỡ cơ hội để ngăn chặn những vấn đề tiểm ẩn sau đó.

Quản lý điều hành

Những tài liệu ngoại giao này cũng đặt ra những câu hỏi cho những người lãnh đạo. Có thể học hỏi được gì từ việc quản lý chất lượng trong trường hợp này?

ISO 9001:2008 yêu cầu rằng, ngoài việc cung cấp những nguồn lực cần thiết, “tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm."

Tiêu chuẩn này còn cho rằng cơ sở hạ tầng bao gồm:

• Nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo.
• Trang thiết bị quá trình (cả phần cứng và phần mềm).
• Dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển, hệ thống thông tin hay trao đổi thông tin

Từ quan điểm quản lý chất lượng, chúng ta thấy điều này rất phù hợp thực tế. Các công trình bên cạnh việc được thiết kế phù hợp để bảo vệ người lao động, thì các hệ thống và quá trình ngăn chặn sai lỗi phải sử dụng được khi cần.

Theo tiêu chí của Baldrige, Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo được sự ổn định lâu dài của tổ chức. Tiêu chí này tập trung vào mối quan tâm của tổ chức đến xã hội: "Bạn xem xét các lợi ích và thịnh vượng của xã hội như thế nào trong chiến lược và hoạt động hàng ngày của tổ chức? Bạn góp phần thế nào vào sự thịnh vượng của hệ thống môi trường, xã hội và kinh tế?"

Đối với ngành nguyên tử, nên bổ sung thêm những kế hoạch và quy định phòng ngừa các thảm họa như đã xảy ra vào năm 1986 tại Nhà máy điện nguyên tử Chernobyl ở Ukraine.

Nhìn vào bối cảnh các nhà máy điện hạt nhân ở Mỹ, tờ Politics Daily dẫn "Edwin Lyman ở Liên hiệp các nhà khoa học liên quan đã cảnh báo hệ thống luật định về hạt nhân của Mỹ ‘rõ ràng là chẳng hơn gì so với người Nhật. Chúng ta đã có những tình huống thời tiết khắc nghiệt vượt ngoài tất cả các dự tính và làm thất bại tất cả các đối sách chuẩn bị cho tình trạng khẩn cấp (Katrina)’".

Một báo cáo khác từ tờ Huffington Post cho biết Nhà máy hạt nhân Diablo Canyon ở California cách đường đứt gãy ở ngoài khơi chưa đầy 1 dặm (1.6 kilomet) nhưng "động đất vẫn không được yêu cầu cho vào kế hoạch ứng phó với trường hợp khẩn cấp như là một điều kiện để được cấp giấy phép hơn ¼ thế kỷ qua."

Dự phòng

Để tránh thảm họa hạt nhân, cần có hệ thống dự phòng đa dạng để đảm bảo các lò phản ứng có thể được làm mát trong trường hợp nguồn điện hỏng. Hãng Boeing đã ứng dụng phương thức dự phòng trong suốt quá trình thiết kế máy bay thế hệ Jumbo 747 bằng việc sử dụng phân tích lỗi theo sơ đồ cây, một công cụ tương tự như FMEA.

Công cụ này "cho phép nghiên cứu những tác động của một sai lỗi của một linh kiện đơn lẻ để xác định ảnh hưởng của nó đến những hệ thống khác. Nhằm giải tỏa những lo ngại về sự an toàn và khả năng bay, việc thiết kế máy bay 747 bao gồm cả dự phòng về cấu trúc, hệ thống dự phòng thủy lực, hộp số hạ cánh chính mạnh gấp bốn lần và kiểm soát bề mặt kép."

Chi phí để các tổ chức có được những biện pháp an toàn phù hợp trong những ngành như năng lượng nguyên tử có thể rất lớn, nhưng rủi ro của một sai sót tiềm ẩn buộc phải có khoản đầu tư như thế. Cùng thời điểm với bài viết này, một bình luận viên trên truyền hình đã cho rằng, trong trường hợp xấu nhất, thảm họa ở Nhật Bản có thể biến một khu vực hàng ngàn dặm trở thành khu vực không có sự sống mãi mãi.

Hiện tại, hậu quả của cuộc khủng hoảng vẫn đang được khắc phục, các FMEA giả định cần được điều chỉnh triệt để theo hướng tăng xác suất xảy ra và mức độ nghiêm trọng bởi vì những tác động tiêu cực của thảm hoạ đối với kinh tế của một quốc gia và có thể ảnh hưởng trên khắp thế giới. Vì tác động của thảm họa tại Nhật Bản đang có xu hướng xấu dần đi, do vậy các nỗ lực nhằm giảm thiểu rủi ro càng trở nên rõ ràng hơn trong tương lai của ngành năng lượng toàn cầu và vì lợi ich tốt nhất của xã hội.

Liên kết chuỗi

Từ việc đình trệ cung cấp phụ tùng và linh kiện xuất xứ từ Nhật Bản, nhiều câu hỏi được đặt ra cho mô hình tương lai của quản lý chuỗi cung ứng.

Quản lý rủi ro đã được khuyến nghị sử dụng để xem xét nguồn lực từ nhiều năm trước. Theo Viện quản lý dự án, "Sáp nhập các cơ quan tri thức về chất lượng, an toàn và quản lý rủi ro là việc quan trọng, vì rủi ro hiện hữu trong tất cả các các cấp từ xí nghiệp, chương trình, dự án và quá trình. Do đó, các chiến thuật và sách lược phải được xây dựng ở tất cả các cấp trong tổ chức để đối phó với những rủi ro này."

Các hướng dẫn khác có thể tìm thấy trong ISO/FDIS 31000: "Trước khi bắt đầu thiết kế và triển khai thực hiện hệ thống quản lý rủi ro, việc đánh giá và thông hiểu tình hình nội bộ và bên ngoài tổ chức là rất quan trọng vì những điều này có ảnh hưởng đáng kể đến việc thiết kế hệ thống quản lý rủi ro."

Tiêu chuẩn này cho rằng việc đánh giá các yếu tố bên ngoài tổ chức có thể bao gồm việc đánh giá “môi trường xã hội và văn hóa, pháp định, chế tài, môi trường tài chính, kỹ thuật, kinh tế, môi trường tự nhiên và môi trường cạnh tranh, hoặc bối cảnh thế giới, đất nước, khu vực hay địa phương."

Điều này thể hiện trong đó có một phần là việc đánh giá rủi ro về chuỗi cung ứng. Ví dụ, có nhà cung cấp nào của bạn nằm ở vùng đồng bằng lũ lụt, động đất hay vùng bão? Sự ổn định về chính trị ở những quốc gia cung ứng nguồn lực cho tổ chức? Người lãnh đạo cần cân nhắc giữa chi phí lợi ích bỏ ra tương xứng với rủi ro, và nên xây dựng các quy định để giảm thiểu rủi ro đối với những tình huống có khả năng xảy ra sai lỗi không thể dự đoán trước.

Trong một ngành công nghiệp cạnh tranh với việc quản lý tồn kho vừa đủ (just-in-time), các tổ chức không thể có dư hàng tồn kho để sử dụng nếu như có thảm họa, nhưng họ có thể xây dựng cơ chế hàng tồn kho như một phần của việc quản lý bộ đệm. Giải pháp khác là tìm hai nguồn cung ứng hay việc tự cung ứng các phụ tùng quan trọng bởi vì hình thức kinh doanh thuê ngoài đã thay đổi qua thời gian.

Kế hoạch về trao đổi thông tin

Phil Crosby cho rằng trao đổi thông tin là một công việc khó khăn. Nếu bạn không có kế hoạch thì nó sẽ không bao giờ diễn ra. Các tổ chức cần có kế hoạch về trao đổi thông tin, đặc biệt trong thời gian khủng hoảng. Họ phải xác định được nội dung của các thông điệp, thời điểm công bố và đối tượng mục tiêu.

Theo tiêu chí Baldrige, "Việc hoạch định hiệu quả giúp việc phòng ngừa được các vấn đề, cung cấp cách thức ứng phó khi vấn đề xảy ra, và luôn sẵn có những thông tin và hỗ trợ cần thiết để đảm bảo sự nhận thức của cộng đồng, sự an toàn và tin cậy."

Điều này dường như không được ứng dụng sau thảm hoạ ở Nhật Bản, khi những thông tin mâu thuẫn liên tục được đưa ra. Liên hợp quốc đã có dự báo về hướng di chuyển của đám mây phóng xạ và đưa tin trên tờ AP “một đám mây phóng xạ đang di chuyển và đến khu vực phía nam California vào thứ 6 sau khi vượt Thái Bình Dương và quét qua vùng ĐảoAleutian."

Tuy nhiên, cùng ngày, chính quyền Obama nói rằng: “hiện tại bức xạ rò rỉ từ nhà máy điện hạt nhân không còn hoạt động của Nhật Bản không gây nguy hiểm cho vùng phía Tây hay vùng lãnh thổ Thái Bình Dương của nước Mỹ."

Do căng thẳng lên cao trong cuộc khủng hoảng, vì vậy việc trao đổi thông tin kịp thời và được hoạch định tốt là việc vô cùng cần thiết để hạn chế những tác động tiềm ẩn của thảm hoạ, tránh gây sự hoảng loạn trong cộng đồng. Hơn nữa, việc trao đổi thông tin có thể nâng cao hoặc gây tổn hại đến sự tín nhiệm của một tổ chức.

Trong trường hợp thảm họa ở Nhật Bản, Tổng thư ký nội các Yukio Edano nói rằng: "Khi nhìn nhận lại vấn đề, chúng tôi đáng ra phải nhanh hơn trong việc đánh giá tình hình và kết hợp các thông tin để chuyển tải nó nhanh chóng."

Để mọi việc trở nên tốt hơn

Một bài học được khẳng định từ thảm họa này chính là việc những người quản lý chất lượng không phải là người chịu trách nhiệm cao nhất về sự ổn định lâu dài của tổ chức. Điều mà họ có thể làm là sử dụng các công cụ và phương pháp chất lượng đã được chứng minh để định lượng các rủi ro một cách phù hợp và đưa ra các quy định để giảm thiểu những rủi ro trong quá trình thiết kế và sản xuất ra các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.

Tổng thống Mỹ Harry Truman có một ký hiệu “Buck Dừng Tại Đây” trên bàn làm việc của ông trong Nhà trắng. Thành ngữ này xuất phát từ thói quen hay đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Người lãnh đạo phải là người chịu trách nhiệm cơ bản về quản lý chất lượng và quản lý rủi ro, không thể uỷ quyền toàn bộ cho người khác.

Trở lại với ISO 31000, lãnh đạo chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý chất lượng và quản lý rủi ro “có trách nhiệm, quyền hạn và năng lực phù hợp trong quản lý rủi ro, bao gồm việc thực hiện và duy trì quá trình quản lý rủi ro và bảo đảm tính đầy đủ, hiệu quả và hiệu lực trong bất kỳ hoạt động kiểm soát nào."

Tiêu chuẩn này cũng khái quát cách thức các tổ chức thực hiện yêu cầu này:

• Xác định người quản lý rủi ro, người có đầy đủ trách nhiệm và thẩm quyền để quản lý các rủi ro.
• Xác định người chịu trách nhiệm trong việc xây dựng, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý rủi ro.
• Xác định những trách nhiệm về quản lý rủi ro của mọi người ở tất cả các cấp trong tổ chức.
• Thiết lập phương pháp đánh giá hiệu quả, báo cáo nội bộ hoặc ra bên ngoài, và theo hệ thống bậc thang.
• Đảm bảo có sự ghi nhận thích hợp.

Đây cũng là trách nhiệm của cấp lãnh đạo cao nhất trong việc đưa ra các biện pháp - bao gồm việc hoạch định và chuẩn bị cho thảm họa - đảm bảo sự ổn định của tổ chức, và để đối phó một cách chủ động với các tình huống khẩn cấp với các hành động kịp thời và trao đổi thông tin đến các bên liên quan.

Tác giả: R. Dan Reid
Nguyễn Hạnh biên dịch 
Theo ASQ: Quality Progress số tháng 5/2011

                                                                                (Nguồn Vpc.vn)