E.ISO-PLANE

GIẢI PHÁP ISO ĐIỆN TỬ

Theo chức năng, hệ thống ISO được áp dụng ở doanh nghiệp phục vụ 3 đối tượng: người quản lý (lãnh đạo tổ chức); người quản trị hệ thống (QMR); người sử dụng (các nhân viên trong doanh nghiệp). Trong khi đó, tiêu chí của ISO điện tử là cung cấp đúng tài liệu cho đúng người cần, tại đúng thời điểm và đúng chỗ.

Điều này là một ưu điểm của giải pháp phần mềm văn phòng điện tử PortalOffice được xây dựng trên giao diện Website với hơn 20 tiện ích hỗ trợ quản lý các quy trình, chính sách biểu mẫu và xử lý các thủ tục trực tuyến, hỗ trợ người sử dụng có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi không phụ thuộc vào vị trí địa lý thông qua mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN) hay thậm chí qua mạng Internet.

Áp dụng PortalOffice để xây dựng ISO điện tử hỗ trợ các quy trình công việc được tự động hóa, thống nhất, chuẩn hóa, không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của những người tham gia vào quy trình. Đặc biệt, những người tham gia xử lý, quản lý các quy trình có thể kiểm soát chất lượng và kết quả công việc chi tiết đến từng chuyên viên.

Quản lý hồ sơ tài liệu trong gói giải pháp văn phòng điện tử PortalOffice hỗ trợ việc quản lý tất cả các tài liệu liên quan đến quy trình, chính sách, biểu mẫu, hướng dẫn mạng lại nhiều lợi ích đối với các đối tượng phục vụ của ISO trong doanh nghiệp.

• Đối với QMR: việc quản lý hệ thống tài liệu hồ sơ được thực hiện đơn giản dễ dàng và nhanh chóng - chỉ cần nhập thêm một tài liệu lên hệ thống thì tất cả những người liên quan ngay tức thì đã nhận được và có thể truy cập ngay.
• Đối với nhân viên có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mình cần tại bất kỳ thời điểm nào. Có thể đọc một hướng dẫn hay điền một biểu mẫu trong quá trình thực hiện công việc của mình, không bao giờ bị sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời.

Quản lý quy trình cho phép doanh nghiệp tự định nghĩa các quy trình, thủ tục về ISO, hỗ trợ quá trình xử lý các giai đoạn trong quy trình mọi lúc, mọi nơi. Việc xây dựng các quy trình và xử lý quy trình trực tuyến nhằm kiểm soát được công việc theo quy định, chính sách của công ty. Quy trình vẫn đảm bảo được thực hiện kể cả khi người tham gia xử lý quy trình không có mặt ở văn phòng.

Việc thực hiện các quy trình nội bộ qua mạng vẫn đảm bảo việc tuân thủ theo quy định của công ty và kiểm soát được hồ sơ lưu trữ những sẽ giúp doanh nghiệp giải bớt thời gian xử lý quy trình và chi phí in ấn cho việc quản lý và lưu trữ hồ sơ.

Quản lý công việc cho phép doanh nghiệp tổ chức và vận hành bộ máy kinh doanh theo một quy trình nhất định. Từ công đoạn người quản lý giao việc cho nhân viên, nhân viên nhận việc sau đó thực hiện rồi báo cáo tình trạng, kết quả công việc….Sử dụng chức năng này nhằm giám sát và kiểm soát các công việc đang thực hiện, đã quá hạn một cách chặt chẽ và khoa học.

• * Ai là người phụ trách
• * Ai được quyền truy cập
• * Các nhóm công việc của dự án
• * Các công việc thuộc dự án
• * Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
• * Tiến độ dự án
• * Tiến độ các công việc thuộc dự án
• * Kết quả các công việc trong dự án

Quản lý quy trình và quản lý công việc trực tuyến giúp người quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ hồ sơ, công việc, và trạng thái của mỗi công việc đã giao cho cấp dưới. Có thể xem hàng loạt các báo cáo về công việc, nhân sự, khách hàng ngay tức thì tại phòng làm việc của mình mà không cần phải chờ thư ký tập hợp một vài ngày. Tại mỗi thời điểm có thể kiểm soát tình hình thực hiện các công việc mình phải làm và công việc mình đã giao - trạng thái, tiến độ.

Việc áp dụng hệ thống quản lý ISO điện tử sẽ tạo ra cho doanh nghiệp một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp trong việc trao đổi thông tin, đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin - tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý giấy tờ, tài liệu, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn.

ISO điện tử tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và nhanh chóng, thông tin mọi lúc, mọi nơi được rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng.

                                                                                                                     giaiphapiso.com